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Classer ses papiers

Comment classer ses papiers

Parfois juillet est le moment où on peut profiter pour rattraper le classement qu'on n'a pas eu le temps de faire dans l'année alors petit rappel pour le classement papier.

 

Pour commencer, il faut identifier ses documents : alphabétique, numérique ou par thématique pour se repérer rapidement dans les documents de l'entreprise

 

Il faut savoir différencier les catégories de dossiers, par exemple :

 

-les fichiers permanents : dossiers clients à archiver, dossiers fournisseurs, dossiers du personnels,...

 

-les affaires en cours : dossiers clients en cours, dossiers prospects, dossiers contentieux et litiges, réclamations clients,...

 

-les dossiers divers : courriers, e-mails, notes, compte rendu de réunion, documents de veille technique, règlementaire,...

 

-les dossiers administratifs : commandes, factures,...

 

Puis créer un tableau sous Excel pour repérer les intitulés des documents à partir de leur code : le système documentaire de l'entreprise doit être géré et tracé dans le temps

Possibilité de mettre en place un code couleur sur ses dossiers pour plus de visibilité surtout quand on est visuel !

 

Le système de gestion des documents doit être formalisé (fiche pratique/procédure) et surtout communiqué et expliqué à l'ensemble des personnes de l'entreprise. Les délais de mise en archive et de destruction sont précisés aussi pour permettre une meilleure traçabilité.

 

Et si vous devez déménager vos papiers sans avoir le temps de vous en occuper, Pensez Atout secrétariat des Alpes, pensez à Alexandra Soli.

Pour tout renseignement complémentaire, n'hésitez pas à me contacter au 06 11 25 24 58

Atout secrétariat des Alpes

4,rue François Vernex - Meythet

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Tel : +33 (0)6 11 25 24 58

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