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écrire un mail

Savoir écrire un mail en évitant les erreurs fréquentes

L'email est un moyen de communication exploité par tous. Au travail, à la maison, par les professionnels, la famille, les amis, un internaute français reçoit environ 40 mails par jour ! 40 occasions de relever de petites erreurs, pourtant faciles à éviter.

Bien organiser sa boite mail

En organisant bien votre boite mail, vous pouvez déjà vous simplifier la vie. Faites des filtres pour que les messages arrivent directement dans des dossiers bien ordonnés, cela vous fait un premier travail de tri en un clin d'oeil !

Abuser du répondre à tous

En effet, si une personne commence à "répondre à tous" pour demander un renseignement ou poursuivre la discussion, l'ensemble de la chaîne se trouve abreuvée de messages qui ne concernent parois qu'une poignée de personnes.

 

Pour éviter les abus :

  • masquer les destinataires en "cci"
  • demander aux destinataires de répondre sous la forme d'un "message privé"

 

Pour la petite histoire : en 2012, un simple message administratif envoyé par une université américaine à l'ensemble des ses 40 000 étudiants a provoqué une chaîne d'emails sans fin qui aurait pu être évitée en ne rendant pas publique la liste des destinataires.

Répondre comme un sms

Si vous avez grandi à la naissance du sms, vous maîtrisez peut-être l'art du langage associé où tous les mots sont réduits à leur phonétique pour économie de temps et d'argent. Seulement, ce langage destiné au portable doit rester sur un portable ! de la même façon , évitez : 

 

Les réponses du tac-au-tac sans prendre le temps de vous relire ; cela vous jouera forcément des tours !

 

Les simples "ok", "je ne suis pas d'accord" et autre "oui", "non", "peut être". Si le message est court, téléphonez ou levez vous et allez parler à votre collègue ! sinon, argumentez et expliquez ce que cela implique

Attendre une réponse immédiate

Il faut vous y faire, tout le monde n'est pas accro aux nouvelles technologies comme vous !

 

Ce n'est pas non plus parce que votre destinataire peut vous répondre qu'il va forcément le faire : c'est l'avantage du mail et des Sms. Si vous voulez une réponse immédiate, allez parler directement à la personne concernée ou téléphonez lui !

Envoyer des mails pro le week end

La règle de bienveillance professionnelle impose de ne pas envoyer de mail le week end :

 

  • Pour éviter de passer pour un supérieur qui abuse de ses subalternes.
  • Pour ne pas risquer de devenir un "accro au travail".
  • Parce qu'en cas d'urgence, le téléphone reste de rigueur.

Ne pas mettre d'objet

Précipitation ou simple manque d'imagination, le champ "objet" mérite toute son attention que ce soit pour un message pro ou perso. En effet, il permet d’être pris au sérieux par son interlocuteur, de retrouver facilement la discussion et au récepteur de traiter plus efficacement l'information (de l'urgent au moins important)

 

Bon à savoir : lors de l'envoi d'une candidature, n'oubliez sous aucun prétexte d'ajouter un objet à votre e-mail. En effet, le recruteur classe ses candidats en fonction de l'objet avant d'ouvrir le message.

 

Abuser des gifs

Les gifs animés peuvent être des smileys mis à votre disposition dans un administrateur d'e-mail, ou des extraits très courts de films ou séries trouvés sur internet.

Souvent, en utilisant des références communes, des chaines de mail usent et abusent de ces petits plus ludiques. Mais attention ! les gifs sont à proscrire des messages professionnels.

Pour tout renseignement complémentaire, n'hésitez pas à me contacter au 06 11 25 24 58

Atout secrétariat des Alpes

4,rue François Vernex - Meythet

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Tel : +33 (0)6 11 25 24 58

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